Der Großteil der Eingangsrechnungen gelangt immer noch in Papierform zu Ihnen. Um die Vorteile der Elektronischen Eingangsrechnung zu nutzen, muss die Papierrechnung digitalisiert werden. Sie wird indexiert bzw. verschlagwortet werden. Und das nicht manuell, sondern weitgehend automatisch.
Oder auf Wunsch auch voll automatisch.

Der Weg von der Papierrechnung zu einem digitalen Datensatz, der auf elektronische Weise weiterbearbeitet werden kann, bedeutet einen „Medienbruch“. Wir zeigen exemplarisch, wie dieser „Medienbruch“ überwunden werden kann.

1. Die Eingangsrechnung erhalten Sie in Papierform.
2. Die Rechnung wird in einen Scanner gelegt und gescannt. Keine Sorge, das geht einfach und schnell. Damit mehrere Rechnungen gleichzeitig gescannt werden können, wird als sog. „Auftragstrenner“ einfach auf die erste Rechnungsseite ein Barcode von der Rolle aufgeklebt. Somit weiß das System auch bei mehrseitigen Rechnungen, wann die nächste Rechnung beginnt.
3. Das Ergebnis ist für jede Rechnung eine separate PDF-Datei.
4. Diese PDF-Dateien müssen nun mit dem sog. „Rechnungseingangsleser“, einem Assistenzsystem „ausgelesen“ werden, d.h. Kreditornamen, Rechnungsnummer, Beträge usw. Sofern möglich wird dabei auch Ihr Kreditorenstamm zu Hilfe genommen. Zu dieser PDF-Datei wird eine zweite Datei, die sog. „Steuerdatei“ oder XML-Datei erzeugt. Diese beiden Dateien gemeinsam sind nun als „digitaler Rechnungsdatensatz“ in Folgesystemen, wie z.B. der myDocuBox, einem lokalen Archivsystem oder einem Workflow abzulegen bzw. weiterzuverarbeiten.

Wir gehen den Weg der Digitalisierung mit Ihnen. Sie entscheiden, in welchem Umfang Sie unterstützt werden möchten.